會議室是公司開展遠程視頻會議交流的重要地點，會議室設計的好壞對整個會議過程都會產生很大的影響，尤其是搭建需要硬件視頻會議終端的視頻會議系統，對會議室設計的要求非常高，會議室在設計上的缺陷，極有可能造成整個視頻會議過程中參會者積極性大大降低，昂貴的視頻會議硬件設備也無法發揮其應有的價值。而良好的會議室設計應當能提升參會者的積極性、提高遠程溝通協作的效率。
一、會議室走動空間
很多人在設計視頻會議室時，往往忽略了走動空間的重要性。一個適當大小，留有一定活動空間的視頻會議室，易使客戶放松心情，從而有利于洽談。相反，擁擠的視頻會議室會使客戶產生拘謹的心理。
二、視頻會議室會議桌
由于圓桌可讓團隊成員之間無障礙地交流，有利于營造平等、向心的交流氛圍，因此視頻會議室圓形或橢圓形的會議桌設計便于達成共識，啟發創意和發揮團隊精神。由于船形會議桌更有利于與會者視線的傳遞，因此船形會議桌、長方形會議桌都比較適合區分與會者地位的會議。
在視頻會議室的空間設計中，還應該考慮到會議桌及桌位以外四周的流通空間。除了選好會議桌之外，不妨在視頻會議室的角落里放上植物來保持在員工和潛在客戶之間的和諧;此外，可打開窗讓陽光照射進來;也可在墻上掛上能啟發人的藝術品及公司取得的成就和相關目標的圖表，從而營造一個積極向上的工作環境。
三、視頻會議室光線
視頻會議室的光線宜明亮的同時，光線的柔和適中度也是十分重要的，充足柔和的光線有助客戶心情放松。如果會議室內的自然采光窗口較小或較少的話，建議在會議室內安裝多些黃白光的燈管，以補充室內光線不足的缺陷。如果會議室內的窗戶過大或過多，令會議室內的自然光過度強烈的話，對會議室內進行洽談的客戶與公司人員的精神有負面影響，因為光線過度強烈容易令人產生精神渙散的現象，對進行會議中的人的決策有所妨礙。
建議在視頻會議室的窗戶上布置暖色系列的窗簾，如：淡黃色、粉綠色等。以調整會議室內的光線強弱比例;或在會議室窗戶上安裝冷色調的百葉窗，例如：天藍色、淺灰色等，以減低過于強烈的光照對客戶的影響。
